GDPR - informační memorandum

Základní škola, Praha 6, Pod Marjánkou 2 (dále ZŠPM) dbá o ochranu Vašich osobních údajů a zavázala se tyto údaje chránit v souladu s transparentností, etickými informačními postupy a platnými zákony na ochranu osobních údajů, včetně Obecného nařízení na ochranu osobních údajů (dále jen GDPR).

Cíl regulace nakládání s osobními údaji

Naším cílem je zajistit maximální ochranu Vašich osobních údajů při jejich zpracovávání. Ať jste nám své osobní údaje svěřili na základě smlouvy, nebo souhlasu, či jsme je získali na základě zákona, který nám to určuje, náš postup při jejich ochraně ctí ta samá pravidla:

1. minimalizovat jejich nutný rozsah,

2. chránit je a kontrolovat přístup k nim,

3. vymazat je, když už nejsou aktuální a potřebné.

Konkrétní zásady a postupy při zpracování.

1. Předmět:

Tento dokument vysvětluje způsob shromažďování a používání osobních údajů. Osobní údaje jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím odkazu na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, údaje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

Osobní údaje shromažďujeme různými způsoby během své činnosti, a to jak on-line, tak off-line. Ke shromažďování údajů dochází při výkonu zákonem předepsaných povinností ZŠPM, nebo při nákupu zboží či služeb, při uzavírání smluv nebo komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo při návštěvách a používání našich webových stránek.

2. Správce osobních údajů:

Základní škola, Praha 6, Pod Marjánkou 2, pověřenec pro ochranu osobních údajů Mgr. Ivana Šilhánková, tel. č. 770 - 606 - 082, email: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., společnost LAWYA, s.r.o., IČ: 02322021 Březinova 746/29, 616 00 Brno

V případě žádosti o naplnění Vašich práv v oblasti osobních údajů se obracejte na ředitelku školy, tel. 220 517 292, email: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

3. Kategorie osobních údajů:

Mezi osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat, patří mimo jiné:

• adresní a identifikační údaje

• údaje, jejichž zpracování nám ukládá zákonná povinnost

• informace, které nám poskytnete při komunikaci s námi

• informace potřebné́ k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku jako jsou kamerové záznamy

Jedná se například o jméno, příjmení, titul, datum narození, místo narození, rodné číslo, státní občanství, národnost, místo trvalého pobytu, doručovací adresa, mateřský jazyk, telefon, e-mail, zdravotní pojišťovna, lékařské záznamy, diagnostický záznam o vývoji dítěte, zpráva z pedagogicko-psychologické poradny, očkování, soudní rozhodnutí o svěření do péče, dodatečný odklad školní docházky, alergie, potvrzení o bezinfekčnosti Kartička zdravotní pojišťovny - kopie, třída, zdravotní deník, léky, očkování, zdravotní způsobilost, potvrzení lékaře, podpis a další.

4. Právní základ pro zpracování osobních údajů:

Zpracování Vašich osobních údajů je vždy podloženo právním základem, kterým je:

• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Mezi základní právní akty patří: 561/2004 Sb. - Školský zákon; 563/2004 Sb. - Zákon o pedagogických pracovnících; 364/2005 Sb. - Vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení; 75/2005 Sb. - Nařízení vlády o stanovení rozsahu přímé vyučovací, přímé výchovné, přímé speciálně pedagogické a pedagogicko-psychologické činnosti pedagogických pracovníků; 500/2004 Sb. - Správní řád; 89/2012 Sb. - Občanský zákoník; 27/2016 Sb. - Vyhláška o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných; 499/2004 Sb. - Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a další legislativa.

• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů

• subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby

• zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce

• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.

5. Účely zpracování:

• plnění povinností ZŠPM, včetně poskytování informací

• plnění povinností v pracovně právních vztazích se zaměstnanci ZŠPM

• správa našich smluvních závazků a probíhajícího smluvního vztahu, včetně jednání se smluvními stranami

• zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systémů a areálů a rovněž ochrana ZŠPM proti podvodům a v soudních sporech

• správa našich každodenních obchodních potřeb, například zpracování úhrad a správa finančních účtů, správa smluv, správa webových stránek, vedení ZŠPM, kontrola, vykazování a dodržování právních předpisů.

6. Příjemci osobních údajů:

• dle požadavků zákona osobní údaje týkající se jednotlivců můžeme zpřístupňovat veřejným a soudním orgánům, složkám prosazování zákona a agenturám, v rozsahu vyžadovaný zákonem. V případech, kdy je to přípustné podle zákona, můžeme tyto údaje poskytovat také třetím stranám, pokud je to nutné k prokazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků

• třetí strany, veškeré zpracovávání těchto osobních údajů bude probíhat podle našich pokynů a bude v souladu s původními účely.

7. Uchovávání:

Osobní údaje budou uchovávány pouze po dobu, která je potřebná pro účely, za kterými byly shromážděny, obvykle po dobu stanovenou právním rámcem ČR nebo stanovenou Vaším souhlasem.

8. Ochrana osobních údajů:

Bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů uplatňujeme vhodná technická, fyzická a organizační opatření, která jsou přiměřeně navržena tak, aby zajišťovala ochranu osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, úpravami, nepovoleným zveřejněním nebo přístupem a dalšími formami nezákonného zpracování. Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné příjemce, kteří tyto údaje potřebují znát. Udržujeme ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je úměrný rizikům spojeným se zpracováváním údajů. Tento systém je neustále přizpůsobován za účelem zmírnění provozních rizik a k ochraně osobních údajů při zohlednění uplatňovaných postupů. Při zpracovávání jakýchkoli citlivých osobních údajů rovněž uplatňujeme rozšířená bezpečnostní opatření.

Způsob ochrany osobních údajů zpracovávaných v zastoupení centrálních orgánů veřejné správy (kdy působíme jako zpracovatel dat). V některých případech zpracováváme osobní údaje jako zpracovatelé osobních údajů. Tyto osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze podle pokynů správce a nepoužíváme je ani nepředáváme dále k vlastním účelům. Udržujeme kontroly bezpečnosti informací, jejichž účelem je ochrana Vašich údajů. Osobní informace sdělujeme nebo přenášíme pouze podle pokynů správce nebo zaúčelem výkonu svěřených agend.

9. Naše webové stránky:

• na našich webových stránkách můžeme poskytovat odkazy na weby třetích stran („propojené stránky“). Propojené stránky nejsme povinni hodnotit, kontrolovat ani zkoumat. Každá propojená stránka může mít vlastní podmínky použití a prohlášení o ochraně osobních údaj. Uživatelé se při používání propojených stránek musí s těmito podmínkami seznámit a dodržovat je. Neneseme odpovědnost za zásady a postupy jakýchkoli propojených stránek a případných dalších odkazů, které se na těchto stránkách nacházejí. Tyto odkazy nepředstavují naše schválení propojených webů nebo jakékoli společnosti či služby. Doporučujeme uživatelům, aby se seznámili s podmínkami a odpovídajícími dokumenty těchto propojených webů dříve, než je začnou používat.

• nevyužíváme webové stránky k vědomému získávání osobních údajů od dětí ani k poskytování služeb dětem.

10. Vaše práva:

Máte právo v relevantních případech a do míry přípustné podle platného zákona se na nás obracet za účelem uplatnění práva

• na přístup k osobním údajům,

• jejich opravu nebo aktualizaci svých nepřesných nebo neaktuálních osobních údajů,

• výmaz, pokud dochází k jejich zpracování v rozporu s ochranou definovanou příslušnou legislativou nebo v rozporu s uděleným souhlasem, nebo pokud souhlas odvolán,

• na omezení zpracování,

• vznést námitku proti zpracování,

• na přenositelnost údajů

a dalších práv podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Stejně tak máte právo se na nás obracet v případě údajů zpracovávaných na základě souhlasu rovněž za účelem odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Dále má dítě, resp. žák, příp. jeho zákonný zástupce, právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Svá práva můžete uplatnit kontaktováním Koordinátora pro práva subjektů údajů - ředitelky školy přes e-mail.

11. Souhlas a jeho odvolání:

Vědomým poskytnutím Vašich osobních údajů berete na vědomí a souhlasíte se shromažďováním, zpracováváním a použitím takových údajů, ve smyslu jak je uvedeno v tomto dokumentu.

V případech, kdy tak vyžaduje platný zákon, budete požádáni o výslovný souhlas.

Máte vždy možnost zdarma vyjádřit námitku proti použití Vašich osobních údajů, nebo odvolat jakýkoli dřívější souhlas udělený ke konkrétnímu účelu kliknutím na odpovídající odkazy na našich webových stránkách, provedením pokynů uvedených v e-mailu, nebo kontaktováním Koordinátora pro práva subjektů údajů - ředitelky školy přes e-mail.

12. Úpravy dokumentu Informační memorandum (Informace o ochraně osobních údajů):

Vyhrazujeme si právo kdykoli provádět změny, úpravy a aktualizace tohoto dokumentu. Pravidelně ověřujte, zda pracujete s nejnovější verzí tohoto dokumentu.

Datum účinnosti tohoto dokumentu: 1. 1. 2022                       Marcela Zavadilová

                                                                                                   ředitelka školy